HUOM! Muutoksia toimintamalleissa!

Tietosuoja-asetuksen aiheuttamat muutokset yhdistyksen toimintamalleihin

EU:n tietosuoja-asetuksen siirtymäaika päättyy 25.5.2018. Uudessa tietosuoja-asetuksessa painotetaan yksilön oikeutta omien henkilötietojensa julkaisemista ja arkistointia koskien. Lisäksi jatkossa henkilötiedoksi katsotaan käytännössä kaikki tieto, mistä henkilö on tunnistettavissa. Tämä koskee siis myös koirien virallisia nimiä, mitkä jatkossa katsotaan omistajansa henkilötiedoiksi ihan samoin, kuin esim. henkilön sosiaaliturvatunnus.

Tästä syystä meillä Havannalaiset ry:ssä on jouduttu miettimään uudestaan/tarkentamaan joitain toimintamalleja. Alle on yksilöity nämä muutokset osa-alueittain. HUOM!! Kaikki nämä muutokset astuvat voimaan 26.5.2018 alkaen!

Pentuejäsenyys: Kasvattaja voi jatkossakin ilmoittaa pennunostajansa yhdistyksen pentuejäseneksi, kunhan hän toimittaa jäsensihteerille myös kirjalliset, allekirjoitetut suostumukset jäseneksi liittämisestä. Suostumukset voi toimittaa jäsensihteerille skannattuna tai etanapostilla. Suostumuksesta pitää myös käydä ilmi, että pennunostaja antaa yhdistykselle luvan kertoa kasvattajalle hyväksyttiinkö hänet jäseneksi vai ei. Ilman näitä kirjallisia suostumuksia tulleita anomuksia ei jatkossa voida ottaa vastaan. Yhdistyksen ”Liity jäseneksi”-sivulle tulee piakkoin valmis mallipohja suostumuskaavakkeesta. Tämä pohja on vapaasti kasvattajien käytettävissä.

Topten-kilpailut: Kenenkään ei ole tahtomattaan pakko osallistua mihinkään arvontaan/kilpailuun. Mikäli siis haluat, että koirasi ei osallistu näyttelytuloksillaan yhdistyksen Topten-kilpailuihin, ole hyvä ja ilmoita asiasta Topten-vastaavalle. Näin ollen koirasi ja sinun tietoja ei julkaistaTopten-listoilla.

Yhdistelmät/Pentuvälitys: Kuten edellä kerrottiin, katsotaan jatkossa koiran virallinen nimi omistajansa henkilötiedoksi. Tästä syystä jatkossa AINA kun kasvattaja ilmoittaa yhdistykselle yhdistelmän tai pentueen pentuvälitykseen, tulee hänen samalla toimittaa uroksen omistajan allekirjoitettu suostumus siitä, että yhdistelmän/pentueen tiedot saadaan julkaista yhdistyksen sivuilla/arkistoida jalostustoimikunnan arkistoihin. Ilman uroksen omistajan lupaa toimitettuja tietoja ei voida jatkossa ottaa vastaan. Niin ”Yhdistelmät”-, kuin ”Pentuvälitys”-sivullakin tullaan piakkoin julkaisemaan valmis mallipohja uroksen omistajan suostumusta varten. Pohja on vapaasti kasvattajien käytettävissä.

Sijoituskoiran haltijat eivät voi ilmoittaa hallitsemistaan koirista tietoja millekään yhdistyksen listoille (esim. terveystiedot ja geenitulokset). Koiran omistaja on ainoa, joka voi ilmoittaa koirastaan tietoja julkaistavaksi/arkistoitavaksi.

Hallitus ja jalostustoimikunta ymmärtävät, että uusista toimintatavoista aiheutuu pientä lisätyötä kasvattajille mutta nämä muutokset oli pakollista tehdä, jotta yhdistys ei riko lakia.

Tietosuoja-asetus vaatii myös rekisterien ylläpitäjää julkaisemaan kattavat rekisteriselosteet julkaisussaan tai kotisivuilla. Meillä Havannalaiset ry:ssä löydät nämä rekisteriselosteet yhdistyksen kotisivuilta ”Tietosuoja”-sivulta.

Hallituksen ja jalostustoimikunnan puolesta
Susanna Thomander